Privacybeleid voor sollicitaties

1. Inleiding

BankB hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens en de naleving van de toepasselijke privacywetgeving. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van uw sollicitatie bij BankB.

In deze privacyverklaring leggen wij uit:

• welke persoonsgegevens wij verzamelen en verwerken in het kader van uw sollicitatie;
• op welke rechtsgronden en met welke doeleinden wij deze verwerken;
• hoelang wij deze gegevens bewaren;
• hoe wij uw persoonsgegevens beveiligen; en

• welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

   

Wij verwerken uw gegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG" of "GDPR") en de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Door uw sollicitatie in te dienen, bevestigt u dat u deze privacyverklaring hebt gelezen en begrepen.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

BankB, met maatschappelijke zetel te Mannebeekstraat 33, 8790 Waregem, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0400.040.965, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van uw sollicitatie.

3. Definities

Voor de toepassing van deze privacyverklaring wordt verstaan onder:
 

• Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Anonieme gegevens worden niet als persoonsgegevens beschouwd.
• Verwerking: elke bewerking met betrekking tot persoonsgegevens, zoals verzamelen, opslaan, raadplegen, wijzigen, doorsturen of verwijderen.
• Gegevensbeschermingswetgeving: de AVG en de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

4. Verwerking van persoonsgegevens

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden in het kader van rekruteringsprocessen van BankB.

BankB treedt op als verwerkingsverantwoordelijke en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of onrechtmatige verwerking.

4.1 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken via online formulieren, telefoon, e-mail of persoonlijk contact, of via een rekruteringsbureau of andere derde partijen. De gegevens die wij verwerken in het kader van uw sollicitatie, omvatten onder meer:

• Identificatiegegevens: naam, adres, contactgegevens (zoals telefoonnummer en e-mailadres)
• Persoonlijke identificatiegegevens: rijksregisternummer, burgerlijke staat
• Identiteitsdocumenten: kopieën van paspoort, rijbewijs of soortgelijke documenten
• Beroeps- en werkgerelateerde gegevens: functie, werkervaring, vorige werkgevers
• Opleidingsgegevens: opleidingsniveau, diploma’s, certificaten en beroepskwalificaties
• Informatie vereist voor het opstellen van een arbeidsovereenkomst
• Overige informatie die u vrijwillig verstrekt in uw CV of sollicitatiebrief
• Informatie uit evaluaties en assessments tijdens de selectieprocedure
• BankB verwerkt in principe geen gevoelige gegevens zoals informatie over ras, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, vakbondslidmaatschap, gezondheid of seksueel gedrag. In uitzonderlijke gevallen, wanneer dergelijke gegevens toch worden verwerkt (bijvoorbeeld als u deze zelf openbaar heeft gemaakt of als dit noodzakelijk is voor het naleven van arbeidsrechtelijke verplichtingen), zal BankB dit uitsluitend doen op basis van een wettelijke grondslag.

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor het beoordelen van uw sollicitatie en een mogelijke aanwerving.

De bovenstaande lijst is niet exhaustief.

4.2 Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij kunnen uw gegevens op verschillende manieren verkrijgen:

Rechtstreeks van u:

• Wanneer u een sollicitatie indient via het online sollicitatieplatform van BankB of via een ander kanaal (zoals e-mail of persoonlijk contact).

Onrechtstreeks via derden:

• Wanneer u solliciteert via externe platforms zoals LinkedIn of andere professionele netwerken.
  • Wanneer wij uw gegevens ontvangen via externe selectie- of rekruteringsbureaus waarmee wij samenwerken.
  • Wanneer wij referenties opvragen bij uw vorige werkgevers of opgegeven referentiecontacten.

Uit openbare en professionele bronnen:

• BankB kan openbare en professionele databanken of websites raadplegen om te controleren of u geschikt bent om te werken voor een financiële instelling.
• Dit omvat onder andere screenings op basis van professionele integriteit om risico's zoals witwassen, fraude en terrorismefinanciering te beperken of te voorkomen.

Indien wettelijk vereist, kunnen wij informatie controleren via overheidsinstanties of regelgevende autoriteiten.

5. Doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking

BankB verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de onderstaande rechtsgronden:

Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor de hierboven vermelde doeleinden. Indien wij uw persoonsgegevens voor andere doeleinden wensen te gebruiken, zullen wij u hierover tijdig informeren en indien vereist om uw toestemming vragen.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Voor de doeleinden zoals beschreven in sectie 4, kan BankB uw persoonsgegevens delen met de volgende categorieën van derden:

• Externe dienstverleners
• Juridische en regelgevende instanties
• Professionele adviseurs

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook delen met derden indien dit in ons gerechtvaardigd belang is, waaronder:

• In het geval van een fusie, overname of verkoop van (een deel van) onze onderneming of activa, waarbij persoonsgegevens van sollicitanten kunnen worden overgedragen aan de betrokken derde partij.
• Indien wij wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens te verstrekken, bijvoorbeeld op verzoek van een bevoegde autoriteit of in het kader van een gerechtelijke procedure.

Behalve zoals beschreven in deze privacyverklaring of indien wettelijk vereist, zullen wij uw persoonsgegevens niet verkopen of doorgeven aan derden. 

7. Beveiliging en doorgifte van persoonsgegevens

7.1 Beveiliging en bescherming van uw gegevens

BankB neemt alle redelijke en noodzakelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens veilig worden verwerkt en in overeenstemming met deze privacyverklaring. Wij hanteren strikte procedures en beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang, verlies of onrechtmatige verwerking te voorkomen.

7.2 Delen van uw gegevens met externe partijen

Wanneer wij uw persoonsgegevens delen met externe partijen (zoals dienstverleners of partners), nemen wij alle noodzakelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat deze partijen uw persoonsgegevens veilig en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving verwerken. Dit houdt onder meer in dat wij verwerkersovereenkomsten afsluiten waarin deze partijen zich ertoe verplichten om uw gegevens uitsluitend te verwerken volgens onze instructies en de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming (zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG).

7.3 Internationale doorgifte

Indien uw persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn, zoals standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie of andere wettelijke mechanismen, om een adequaat niveau van gegevensbescherming te garanderen.

7.4 Anonieme gegevens

Geanonimiseerde gegevens, die niet herleidbaar zijn tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon, kunnen vrij worden gedeeld en gebruikt voor elk doeleinde.

8. Bewaartermijn van uw persoonsgegevens

De bewaartermijn van uw persoonsgegevens hangt af van de uitkomst van het sollicitatieproces:

Niet-geselecteerde kandidaten die in een werfreserve worden opgenomen:  Indien uw profiel relevant is voor toekomstige vacatures, bewaren wij uw gegevens gedurende 3 jaar. Dit stelt ons in staat om u te contacteren voor nieuwe opportuniteiten die aansluiten bij uw profiel.

Niet-geselecteerde kandidaten die niet in een werfreserve worden opgenomen: Uw persoonsgegevens worden eveneens gedurende 3 jaar bewaard, tenzij u eerder verzoekt om verwijdering.

Informatie over professionele integriteit: Informatie met betrekking tot professionele integriteit (bijvoorbeeld resultaten van screenings en achtergrondcontroles) wordt gedurende een periode van 6 maanden na afsluiting van het sollicitatieproces bewaard, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.

Geselecteerde kandidaten:  Indien de selectieprocedure leidt tot een effectieve aanwerving of arbeidsovereenkomst, worden de gegevens die u tijdens de sollicitatieprocedure heeft verstrekt, opgenomen in uw personeelsdossier. Deze gegevens worden dan verder verwerkt volgens het interne beleid omtrent personeelsbeheer en gegevensbescherming.

Wij bewaren uw gegevens om het selectie- en rekruteringsproces efficiënter te maken. Als u opnieuw solliciteert, worden uw eerder verstrekte gegevens automatisch bijgewerkt. Dit voorkomt dat u bij elke sollicitatie dezelfde informatie opnieuw moet indienen.

Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens op een veilige manier verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.

9. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door BankB. 

Recht op inzage en correctie: U heeft het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die door BankB worden verwerkt in het kader van het selectie- en rekruteringsproces. U kunt ook verzoeken om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen, zodat uw gegevens correct en volledig zijn.

Recht op verwijdering van uw gegevens: U heeft het recht om te verzoeken dat uw persoonsgegevens worden verwijderd. Dit recht geldt wanneer:

• De persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
  • U uw toestemming voor verwerking intrekt (indien de verwerking op toestemming was gebaseerd).
  • De verwerking onrechtmatig is.
  • Wettelijke verplichtingen vereisen dat de gegevens worden gewist.

Indien u toestemming heeft gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Recht om bezwaar te maken tegen verwerking: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van het gerechtvaardigd belang van BankB. Indien u bezwaar maakt, zal BankB stoppen met het verwerken van uw gegevens voor dat specifieke doel, tenzij er dwingende legitieme gronden zijn om de verwerking voort te zetten die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens: U heeft het recht om de persoonsgegevens die u zelf aan BankB heeft verstrekt, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen. Indien technisch mogelijk, kunt u verzoeken dat deze gegevens rechtstreeks worden overgedragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. 

9.1 Contact en klachten?

Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, opmerkingen of suggesties heeft met betrekking tot deze privacyverklaring, of uw rechten onder de AVG wenst uit te oefenen, kunt u contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) van BankB via dpo@BankB.be. U kunt ook per post een schriftelijk en gedagtekend verzoek, vergezeld van een kopie van uw identiteitskaart, richten aan: BankB – t.a.v. de Data Protection Officer te Mannebeekstraat 33, 8790 Waregem.

Indien wij redelijke twijfels hebben over uw identiteit, kunnen wij u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te verifiëren.

Wij informeren u schriftelijk binnen één maand na ontvangst van uw verzoek over het gevolg dat eraan werd gegeven. In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, bijvoorbeeld bij complexe aanvragen.

Indien u niet tevreden bent met onze reactie of meent dat uw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) via contact@apd-gba.be of telefonisch via  +32 (0)2 274 48 00

10. Wijzigingen

BankB behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen of bij te werken, bijvoorbeeld naar aanleiding van wetswijzigingen of aanpassingen in onze gegevensverwerkingspraktijken. De meest recente versie van deze privacyverklaring is steeds beschikbaar op onze website.